Firmy organizujące konferencje w polskich hotelach mają bardzo zróżnicowane potrzeby oraz budżety. Inne firmy organizują konferencje w hotelach resortowych, inne w hotelach miejskich. Są też różne koncepcje na konferencje. „Poważne” konferencje często są tak przeładowane programowo, że ciężko znaleźć chwilę pomiędzy zakończeniem konferencji a wieczorną integracją przy kolacji. Uczestnicy takiej konferencji korzystają tylko z wykładów konferencyjnych oraz cateringu i noclegu. Nie mają czasu nawet skorzystać z basenu i nie korzystają z zabiegów.
W tej grupie klientów konferencyjnych można też wyodrębnić podgrupę, która pozostawia swoim uczestnikom godzinkę do dwóch wolnego czasu i wtedy większość skorzysta z oferty WELLNESS czyli basenu, sauny itp. Czy zatem możemy przygotować dla nich jakąś ofertę? Zdecydowanie zalecam seanse saunowe oraz gimnastykę i zabawy w basenie. Seanse saunowe zdobywają już od kilku lat serca wielu ludzi i widzimy ich ewidentny rozkwit .Te ostatnie dopiero zaczynają być akceptowane przez społeczeństwo. Wraz z Anna Wojaczek z hotelu NOTERA nad jeziorem Charzykowskim zaobserwowałyśmy chęć powrotu do gier i zabaw integracyjnych. Zamknięcie się społeczeństwa w telefonach i tabletach skutkuje brakiem umiejętności komunikacyjnych, obniżeniem kreatywności i odwagi w nawiązywaniu relacji wśród ludzi. Dlatego zorganizowany czas wellness zaczyna być coraz bardziej doceniany przez gości.
SZKOLENIE I INTEGRACJA
Druga grupa firm organizujących konferencje łączy szkolenie z integracją i wówczas różnego rodzaju atrakcje proponowane przez hotel są mile widziane. Jednak nawet gdy mamy spory budżet na integrację do zagospodarowania to zabiegi w SPA nie są najbardziej popularną atrakcją. Z wywiadu zebranego z Dyrektorami różnych hoteli z różnych stron Polski wynika, że ta grupa stanowi około 15-20 % wszystkich klientów. Agnieszka Falewicz Dyrektor hotelu Dwór Elizy w Długopolu Zdrój argumentuje te fakty tym, że zabiegi w spa charakteryzują się niskim wpływem na integracje. Dlatego też, jako alternatywę do zabiegów proponuje Rytuały Saunowe, które cieszą się dużym powodzeniem.
Z doświadczenia Dyrektor Anny Cichowicz Borowskiej natomiast wynika, że około 50% jej gości konferencyjnych korzysta z oferty spa indywidualnie. To bardzo wysoki odsetek, gdyż w innych hotelach jest to rzadziej spotykane.
Zabiegi w SPA są sponsorowane przez firmy organizujące konferencje i integracje zazwyczaj dla osób zajmujących wyższe stanowiska. Z racji wysokich kosztów tylko bogatsze firmy sponsorują zabiegi SPA wszystkim pracownikom. Marcin Curyło Dyrektor Hotelu Szafir w Jastrzębiej Górze obserwuje tendencję wzrostową wśród takich zapytań i z roku na rok realizuje coraz więcej zabiegów spa podczas konferencji, co jest niezwykle dobrą informacją i dowodem na dalszy rozwój tej branży.
Czy zatem obiekty hotelowe SPA powinny blokować się klientami konferencyjnymi, którzy nie korzystają z ich usług? Wioletta Załęska Pilch, Kierownik SPA w Hotelu STOK w Wiśle zauważa w tym spore zagrożenie.
„Gdy grupa konferencyjna jest liczna często zajmuje wszystkie pokoje hotelowe więc SPA musi się posiłkować w czasie trwania konferencji na innych gościach np. voucher, goście spoza hotelu lub osoby towarzyszące nie korzystające z wykładów. W innym przypadku grafik SPA jest pusty przez pół dnia. Drugim zagrożeniem są konferencje planowane w weekend np w sobotę, która jest najlepszym w tygodniu dniem w SPA obłożonym przez Gości indywidualnych, którzy płacą wyższe stawki, niż grupy.” Robert Szmyt w swoim doświadczeniu Kierownika hotelowych SPA jako problem wskazuje odwoływanie w ostatniej chwili lub wręcz nie pojawianie się na zabiegi poranne. Uczestnicy konferencji chcą wstać rano skorzystać basenu i masażu lecz poranne zmęczenie zwycięża i wybierają dłuższy sen.
JAK NAJWCZEŚNIEJ I JAK NAJDOKŁADNIEJ
Każdemu klientowi konferencyjnemu zaproponuj usługi Wellness & Spa. Rosnace zainteresowanie tymi usługami dowodzi , że firma która dotychczas nie była zainteresowana takimi usługami w końcu może się przekonać.
Planuj zabiegi dla uczestników konferencji przez organizatora jak najwcześniej i jak najdokładniej aby maksymalnie wykorzystać infrastrukturę spa i obsłużyć jak największą liczbę osób w możliwie najkrótszym czasie oraz aby dobrze rozplanować potrzebny do realizacji zabiegów i zabaw personel.
Staraj się namawiać firmy aby robiły konferencje i integracje od niedzieli do wtorku zamiast od piątku do niedzieli. Argumentuj to faktem, że w obecnej tendencji SLOW LIFE pracownicy nie chętnie oddają swoje jedyne wolne od pracy i przeznaczone dla rodziny dni. Dlatego Wyjazd od niedzieli jest formą kompromisu pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. A przecież wyjazd integracyjny ma być przyjemnością a nie przykrym obowiązkiem…
Jeżeli klient nie chce zapewnić budżetu firmowego na zabiegi przygotuj krótką ofertę promocyjną dla tej firmy do skorzystania indywidualnie przez uczestników konferencji. Wyślij tą ofertę do organizatora i poproś o przekazanie promocyjnej oferty na zabiegi swoim pracownikom. Jeżeli dasz im cos od siebie, nie regularne SPA MENU, wówczas organizator może przesłać ofertę swoim pracownikom z komunikatem „ wynegocjowałem dla Was specjalne ceny w SPA dla chętnych”.
Każdemu klientowi konferencyjnemu zaproponuj usługi Wellness & Spa. Rosnace zainteresowanie tymi usługami dowodzi , że firma która dotychczas nie była zainteresowana takimi usługami w końcu może się przekonać.
Planuj zabiegi dla uczestników konferencji przez organizatora jak najwcześniej i jak najdokładniej aby maksymalnie wykorzystać infrastrukturę spa i obsłużyć jak największą liczbę osób w możliwie najkrótszym czasie oraz aby dobrze rozplanować potrzebny do realizacji zabiegów i zabaw personel.
Staraj się namawiać firmy aby robiły konferencje i integracje od niedzieli do wtorku zamiast od piątku do niedzieli. Argumentuj to faktem, że w obecnej tendencji SLOW LIFE pracownicy nie chętnie oddają swoje jedyne wolne od pracy i przeznaczone dla rodziny dni. Dlatego Wyjazd od niedzieli jest formą kompromisu pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. A przecież wyjazd integracyjny ma być przyjemnością a nie przykrym obowiązkiem…
Jeżeli klient nie chce zapewnić budżetu firmowego na zabiegi przygotuj krótką ofertę promocyjną dla tej firmy do skorzytania indywidulanie przez uczestników konferencji. Wyślij tą ofertę do organizatora i poproś o przekazanie promocyjnej oferty na zabiegi swoim praownikom. Jeżeli dasz im cos od siebie, nie regularne SPA MENU, wówczas organizator może przesłać ofertę swoim pracownikom z komunikatem „ wynegocjowałem dla Was specjalne ceny w SPA dla chętnych”.
Ustal wyraźną politykę NO SHOW, czyli jakie konsekwencje ponoszą osoby, które nie skorzystają ze swoich rezerwacji i zablokują tym samym czas, a hotel pozbawią możliwości zarobku.
CZY WARTO?
Zysk z grupy konferencyjnej w SPA jest wart wysiłku. W krótkim czasie, przy niskim wkładzie kosztowym, można zaszczepić umiejętność delektowania się światem wellness & SPA i wytworzyć potrzebę, której goście wcześniej nie doświadczyli. Ewa Słodczyk, dyrektor hotelu Centuria w Ogrodzieńcu, oraz wszyscy ankietowani dyrektorzy hoteli i kierownicy SPA, którzy konsultowali ten materiał, potwierdzili wysoką powracalność gościa konferencyjnego w późniejszym czasie z rodziną, z przyjaciółką, z partnerem na pobyt indywidualny.
POMYSŁ NA WIĘCEJ
Myśląc o klientach konferencji i integracji, zachęcam do wykonania o krok więcej. Przygotuj ofertę pobytów „weekendowych” indywidualnych – z realizacją od niedzieli do piątku w promocyjnej cenie. Roześlij do swoich klientów konferencyjnych
z propozycją zakupu kilku pakietów na nagrody dla pracowników, na prezenty z okazji urodzin dla kadry managerskiej. Jeżeli każdy z Twoich dotychczasowych klientów kupi choćby jeden lub dwa takie vouchery, to już będzie widoczny efekt śnieżnej kuli w budżecie Twojego SPA.